Dieser Beitrag stammt aus dem Empireon AI Fachreport 2026 „KI-Agenten in der Steuerkanzlei“.

Ein Chatbot bezeichnet zunächst eine dialogorientierte Benutzeroberfläche. Je nach Ausgestaltung kann er Fragen beantworten, Informationen aufnehmen und auch auf angebundene Wissensquellen oder einzelne Systeme zugreifen. Von einem KI-Agenten wird häufig gesprochen, wenn ein System darüber hinaus ein definiertes Ziel verfolgt, mehrere Arbeitsschritte koordiniert und über freigegebene Schnittstellen Aktionen in anderen Systemen ausführt.

Der Unterschied liegt daher nicht in der Benutzeroberfläche, sondern im Grad der Zielorientierung, Prozesssteuerung und Werkzeugnutzung. Fragt ein Mandant beispielsweise: „Wann ist mein nächster Termin?“, kann ein Chatbot die Frage beantworten oder den Änderungswunsch aufnehmen. Ein agentisches System kann zusätzlich den Kalender abfragen, Berechtigungen und verfügbare Termine prüfen, die Änderung ausführen und das Ergebnis dokumentieren.

Welchen Nutzen KI-Agenten für Kanzleien haben können

Der wirtschaftliche Nutzen von KI entsteht selten dadurch, dass einzelne Antworten schneller formuliert werden. Entscheidend ist, dass komplette Arbeitsabläufe ohne Medienbrüche unterstützt werden. Ein KI-Agent verbindet dazu drei Fähigkeiten: Er versteht ein Anliegen, nutzt vorhandene Systeme und Werkzeuge und führt Arbeitsschritte innerhalb festgelegter Grenzen aus. Erst diese Kombination macht aus einem Sprachmodell (LLM) einen produktiven Bestandteil der Kanzleiorganisation.

25 % der im DATEV Seismograf 2025 befragten Kanzleien nutzen generative KI bereits regelmäßig – 2024 waren es erst 9 %. (Quelle: DATEV Seismograf 2025, 504 von 7.500 eingeladenen Kanzleien)

Wenn mehrere Agenten zusammenarbeiten

Diese Handlungsfähigkeit lässt sich erweitern, wenn mehrere spezialisierte KI-Komponenten zusammenarbeiten. Jede Komponente übernimmt einen klar abgegrenzten Teil des Gesamtprozesses und übergibt ihre Ergebnisse an die zuständige Stelle. Die Kanzlei setzt damit nicht auf ein System, das möglichst viele Aufgaben gleichzeitig bewältigt, sondern auf eine modulare Architektur. Sie kann Abläufe nachvollziehbarer machen und die Wartung oder den Austausch einzelner Komponenten erleichtern.

Damit dieses Zusammenspiel zuverlässig funktioniert, braucht es klare Regeln. Deshalb muss festgelegt sein, welche Aufgaben jede Komponente übernehmen darf, welche Informationen sie verarbeiten und auf welche Systeme sie zugreifen kann. Auch Übergaben, Berechtigungen und der Umgang mit Fehlern oder Unsicherheiten müssen eindeutig geregelt sein. Kontrollierte Schnittstellen und laufendes Monitoring sorgen dafür, dass das Gesamtsystem innerhalb der vorgesehenen Grenzen arbeitet.

Einordnung Nicht möglichst intelligente Agenten führen zu besseren Ergebnissen, sondern klar definierte Verantwortlichkeiten zwischen Mensch, KI und Fachsystemen.

Für die Praxis

Eine Komponente prüft eingehende Unterlagen auf Vollständigkeit, eine andere koordiniert Termine mit Mandantinnen und Mandanten, eine dritte strukturiert Rückrufwünsche, eine vierte übernimmt die telefonische Kommunikation, eine fünfte überwacht Fristen. Voice AI ist eine solche spezialisierte Komponente. Unter welchen Voraussetzungen die telefonische Mandantenkommunikation einen geeigneten Einstieg darstellen kann, beschreibt der Beitrag Warum Voice AI ein geeigneter Einstieg sein kann.

Vom Anliegen zum dokumentierten Ergebnis

Grafik: Wie ein agentisches System ein Anliegen erkennt, Schritte plant und Ergebnisse dokumentiert – vom Anliegen des Menschen über Sprachmodell, Orchestrierung und angebundene Systeme bis zum Ergebnis

So arbeitet ein agentisches System am Beispiel „Ich möchte einen Termin verschieben“:

  1. Mensch: formuliert ein Anliegen in natürlicher Sprache.
  2. Sprachmodell (LLM): verarbeitet die Sprache, erkennt das Anliegen und extrahiert die relevanten Informationen.
  3. Orchestrierung und Regeln: verfolgen ein definiertes Ziel, planen die nächsten Schritte und wählen Werkzeuge innerhalb freigegebener Grenzen.
  4. Spezialisierte agentische Komponenten: etwa für Dialog und Telefonie, Termine und Zuständigkeiten sowie Dokumente und Wissen.
  5. Angebundene Kanzleisysteme und Werkzeuge: zum Beispiel Kalender, Kanzleisoftware, CRM bzw. Mandantenverwaltung, Telefonie und Dokumentenmanagement. Das System greift je nach Aufgabe nur auf die passenden Systeme und Werkzeuge zu.
  6. Ergebnis: Die Aufgabe ist ausgeführt oder an Mitarbeitende übergeben, und Ergebnis und Prozess sind dokumentiert.

Klare Zuständigkeiten, freigegebene Schnittstellen und Monitoring begrenzen das System.

Was sich durch KI nicht verändert

Fachliche Entscheidungen, steuerliche Bewertung, Qualitätssicherung, Mandantenverantwortung, Haftung und Governance bleiben in der Verantwortung der Kanzlei. KI erweitert die Handlungsmöglichkeiten von Mitarbeitenden – sie ersetzt weder fachliche Verantwortung noch unternehmerische Entscheidungen.

Weitere Beiträge aus dem Fachreport 2026

  1. Einstieg in produktive KI: ein Projektkompass für Kanzleien
  2. Wie klassische Software und KI-Systeme zusammenspielen
  3. Vom Chatbot zum handlungsfähigen KI-Agenten (dieser Beitrag)
  4. Warum Voice AI ein geeigneter Einstieg sein kann
  5. Was Kanzleien vor dem Einsatz von KI-Agenten wissen sollten